CONTROL ESTRATEGICO
Artículo elaborado por Elías Adonai Álvarez Ruiz, Juana Bautistas Cauich Chan y Paloma Carrillo Avitia
El
control está íntimamente ligado al proceso administrativo de las empresas en
sus diferentes niveles: institucional (estratégico), intermedio (táctico), u
operacional (operacional); ya que es la función que hace parte del proceso
administrativo y con este la empresa verifica, evalúa, regula, compara
patrones, frena, ejerce autoridad a los participantes para evitar cualquier
desvió y lograr los resultados deseados. Obviamente no puede haber control sin
antes una planeación, pues la finalidad del control es asegurar que los
resultados de las estrategias, políticas y directrices, de los planes tácticos
y operacionales se ajusten a los objetivos previamente establecidos.
Para
que una empresa funcione de manera exitosa, es necesario la aplicación de
diversos controles que permitan llevar una mejor función administrativa.
El
control estratégico es una función administrativa que mide y evalúa el
desempeño y toma la acción correctiva en caso de ser necesario.
Dentro
de la complejidad de cada empresa existen diferentes tipos de controles
aplicados como por ejemplo: el control financiero, contable, de producción, de
calidad, de inventarios, de ventas, de personal, etc.
En
el proceso de control se pueden corregir fallas o errores, y por consiguiente
prevenir nuevas fallas o errores.
Los
controles organizacionales permiten establecer estándares de desempeño,
establecer niveles organizacionales, llevar registros, establecer normas y
reglamentos.
Para controlar y evaluar los recursos de la
empresa podemos aplicar diferentes tipos
de patrones por ejemplo:
• Patrones de cantidad
• De calidad
• De tiempo,
• Y patrones de costos.
En
la evaluación del desempeño dentro del sistema de control, es imprescindible
manejar información inmediata, que facilite la comparación entre el desempeño y
el patrón de desempeño deseado.
La
comparación se realiza por medio de resultados después de terminada la
operación o durante el desempeño paralela a la operación.
Como
resultado de la comparación se pueden generar tres posibilidades.
v De
conformidad por cumplir con el patrón,
v De
conformidad pero presentando una leve desviación con respecto al patrón.
v Y de
rechazo por presentar diferencia con relación al patrón por lo que es necesario
la aplicación de una acción correctiva.
Para que una empresa funcione de manera exitosa, es necesario la aplicación de
diversos controles que permitan llevar una mejor función administrativa.
El
control estratégico es una función administrativa que mide y evalúa el
desempeño y toma la acción correctiva en caso de ser necesario.
Dentro
de la complejidad de cada empresa existen diferentes tipos de controles
aplicados como por ejemplo: el control financiero, contable, de producción, de
calidad, de inventarios, de ventas, de personal, etc.
En
el proceso de control se pueden corregir fallas o errores, y por consiguiente
prevenir nuevas fallas o errores.
Los
controles organizacionales permiten establecer estándares de desempeño,
establecer niveles organizacionales, llevar registros, establecer normas y
reglamentos.
Para controlar y evaluar los recursos de la
empresa podemos aplicar diferentes tipos
de patrones por ejemplo:
·
Patrones de cantidad
·
De calidad
·
De tiempo,
·
Y patrones de costos.
En
la evaluación del desempeño dentro del sistema de control, es imprescindible
manejar información inmediata, que facilite la comparación entre el desempeño y
el patrón de desempeño deseado.
La
comparación se realiza por medio de resultados después de terminada la
operación o durante el desempeño paralela a la operación.
Como resultado de la
comparación se pueden generar tres posibilidades.
·
De conformidad por cumplir con el patrón,
·
De conformidad pero presentando una leve
desviación con respecto al patrón,
·
Y de rechazo por presentar diferencia con
relación al patrón por lo que es necesario la aplicación de una acción correctiva.
En cuanto
a los tipos de control estratégicos puedo comentar que es como un procedimiento
dentro de otro, la parte que más me apasiono fue la del control humano ya que
es muy subjetivo, no se habla de números o simples procedimientos a llevar a
cabo, se trata del recurso humano que tiene la empresa y aspectos como la
burocracia afecta el control de los procedimientos, pero con las personas y
como la actitud de estas afectan la decisiones de la empresa.
CONTROL TACTICO
Por:
Laura P. Alcocer Hernández y Ma. Del
Rosario Gómez Rodríguez
Definición,
características y proceso.
Este tipo de control es el
que se da en el nivel intermedio de la empresa, es por eso que muchos lo
conocen como Control Departamental o Control Gerencia. Las características
principales de este tipo de control administrativo son que se ejecutan a
mediano plazo, es menos genérico que el control estratégico y abarca cada unidad de la empresa de manera aislada.
Todo tipo de control
comprende la retroalimentación y la
homeostasis, es decir que proporciona la opción de autorregulación, siempre y
cuando este control este planeado desde un principio, ya que no se puede
controlar lo que no se sabe cómo realizarse.
Ahora bien, como vimos la
definición de los patrones a seguir en
de suma importancia, así también lo es
la evaluación misma, ya que provee información
que influirá en las operaciones o
actividades programadas y dependiendo del grado de descentralización será la
frecuencia con la que se tendrá que efectuar la evaluación de los resultados;
es decir, a mayor centralización las
evaluaciones serán diarias y por horarios definidos y a mayor
descentralización, las evaluaciones podrán ser mensuales cuando hablamos de
resultados específicos o trimestrales o anuales, cuando hablamos de resultados
globales.
El proceso de comparación de
los resultados se basa en la Medición, Varianza y Principio de Excepción. La
medición puede efectuarse mediante las técnicas de observación y los Informes; a través de las cuales se obtiene
información del desempeño departamental para evaluarlo de acuerdo a un criterio
cualitativo o cuantitativo. A su vez,
los informes, independientemente del tipo de que se traten (Narrativos,
estadísticos, periódicos, de progresos o especiales) facilitan la acción
correctiva si es que se presenta una
varianza en los objetivos a alcanzar.
Tipos
de Control Táctico.
a) Control Presupuestal
b) Presupuesto –programa
c) Contabilidad de costos
El presupuesto es una parte
estructural de cualquier entidad económica, ya sea de producción o de servicio,
una adecuada administración y control se tiene un rumbo claro y precisohasta
donde se quiere llegar con los objetivos fijados. Una empresa que no trabaje
sujeta a planes será una empresa destinada al fracaso, así como en nuestra vida
cotidiana es necesario recurrir a un proceso que nos lleve a alcanzar nuestros
objetivos, la importancia del presupuesto es minimizar el riesgo en las
operaciones manteniendo un plan de operación y estrategia.
El presupuesto es tan
valioso en la medida que ayuda a monitorear la consecución de metas, ubicando
los conceptos de contabilidad por área y niveles de responsabilidad de mejor
control de gastos, al evaluar la vialidad económica al área en cuestión deben
usarse todos los costos e ingresos que sean atribuibles. Cuando se realizan las
operaciones de la empresa se puede observar que entre lo estimado y real hay
variaciones en los informes de desempeño, emitidos por periodo mensual o
semanal para que sean útiles y efectivos deben ser revisados por gerentes o administradores, la
variación en el presupuesto tiene amplia aplicación en la presentación de
estados financieros.
Mantener un enfoque
simplista cuando un negocio ya no lo es, el entorno y la competencia son cada
vez más vanguardistas tanto que se puede afectar a laorganización es por esto
que debe estar a la vanguardia y al pendiente de los cambios y a los avances
tecnológicos para establecer formas de planeación que ayuden a enfrentar a los
nuevos retos que puedan presentar, mientras la organización se encuentre
comprometida entre cada área, exista comunicación, la organización saldrá
adelante y podrá llevar a cabo el presupuesto sin ningún contratiempo,
adquiriendo una importancia vital y hacer imprescindible su utilización por que
ayuda no solo a prever lo que pasara en los próximos meses en función de que se
vayan alcanzando los resultados previstos.
Importancia
Del Presupuesto
ü Medida
de control para planear nuevamente.
ü Seguridad
de la empresa ya que permite controlar y coordinar las actividades de los
departamentos y secciones en forma conjunta.
ü Permite
controlar las operaciones.
ü Sirve
como estándar o patrón de ejecución en obras monetarias.
ü Mejoramiento
de la planeación.
ü Coordinación
de intercambio de informes y equilibrio
al detectar posible desequilibrio o desvíos existentes.
ü Coordinación
global dentro de la empresa.
Por: ANNA LILIA TEJEDA, CLAUDIA KOYOC
Como ya se sabe que el
control operacional es el subsistema de
control efectuado en el nivel de ejecución de las operaciones. Se trata de una
forma de control realizada sobre la ejecución de las tareas y las operaciones
desempeñadas por el personal no administrativo de la empresa. En este sentido,
el control operacional se refiere a los aspectos más específicos, como las
tareas y operaciones. Su espacio de tiempo es el corto plazo, ya que su
objetivo es inmediatista: evaluar y controlar el desempeño de las tareas y las
operaciones en cada momento. También es el subsistema de control más orientado
hacia la realidad concreta de la empresa: su día a día, en términos de las
tareas realizadas.
Sus
Objetivos:
• Definir las características del control operacional.
• Identificar el control como un proceso cibernético.
• Caracterizar los patrones operacionales.
• Definir la acción correctiva del control operacional de
la empresa.
• Presentar los diversos tipos de controles
operacionales.
El
objeto del control operacional es identificar aquellas operaciones y
actividades sobre las que es necesario aplicar medidas de control, como
consecuencia de su influencia en los riesgos identificados, y de esta forma
planificar tales actividades para que se desarrollen bajo condiciones
especificadas.
La base de este control
operacional, está precisamente en establecer y mantener procedimientos
documentados que garanticen que las operaciones y actividades de la
organización se desarrollan en concordancia con los criterios operacionales
prefijados por la misma, y así evitar desviaciones respecto de la política y de
los objetivos de seguridad y salud en el trabajo.
El control operacional debe
alcanzar a todas las actividades y operaciones que se realicen dentro de las
instalaciones de la organización, a las actividades en los diferentes lugares
de trabajo, al diseño de tales lugares de trabajo, de los procesos, de los
puestos de trabajo y a las actividades realizadas por los subcontratistas, como
aspectos principales
EL
CONTROL COMO PROCESO CIBERNÉTICO
El control administrativo es
básicamente un proceso cibernético; además, es el mismo que utiliza
una parte de su energía para controlar las informaciones que se confrontan con
algún estándar de desempeño.
El control es una etapa
primordial en laadministración, pues, aunque una empresacuente con magníficos
planes, una estructuraorganizacional adecuada y una direccióneficiente, el
ejecutivo no podrá verificar cuáles la situación real de la organización y no
existe un mecanismo que se cerciore einforme si los hechos van de acuerdo con
los objetivos.
LA
IMPORTANCIA DEL CONTROL
- Crear mejor Calidad.
-Enfrentar el Cambio.
- Producir ciclos más rápidos.
-Agregar Valor.
- Facilitar la delegación y el trabajo en equipo.
-comparar los resultados con
los planes generales
-evaluar los resultados con
los estándares de desempeño
-idear los medios efectivos para medir las operaciones
-comunicar cuales son los
medios de medición.
-Transferir datos detallados
de manera que muestren las comparaciones y las variaciones.
-Sugerir las acciones correctivas
cuando sean necesarias.-
- Informar a los miembros
responsables de las interpretaciones.
CONDICIONES DEL CONTROL
Para que el proceso del
control sea más efectivo y eficaz a la hora de tomardecisiones debe cumplir
adecuadamente con las siguientes condiciones
|
Su propósito y naturaleza:
|
Su estructura organizativa y planes:
|
Su proceso:
|
Los Instrumentos
más comúnmenteempleados para efectuar el control son:
- Informes.
- Auditorias.
-Estudios de tiempo y movimiento.
TIPOS
DE CONTROL
|
PRELIMINAR
|
CONCURRENTE
|
RETROALIMENTACIÒN
|
CONTROL
PREVIO
|
CONTROL
POSTERIOR
|
¿COMO
IDENTIFICAR LOS PUNTOS DEL ESTRATÉGICOS
DEL CONTROL?
-CONCENTRACIÓN
- PUNTOS DEL PROCESO PRODUCTIVO
DEFINICIÓN
- Se define al control como
la apreciación del resultado en cuanto al logro de objetivos organizacionales.
- Es la función de medición
y corrección de las ejecutorias de los subordinados tendientes al aseguramiento
del logro de los objetivos.
- Es vigilar que todas las
acciones y operaciones se realicen de
acuerdo a los planes adoptados, a los principios establecidos y a las normas
implantadas.
-Se aplica a las personas,
activos y cosas que se cumplenen el seno de la organización. Antes, durante y
después del desarrollo institucional.
PRINCIPIOS
Equilibrio:
congruencia entre resultados esperados y
resultados obtenidos.
Normativo:
establecer parámetros en documentos legales para valorar alcances y
limitaciones del plan.
PROPOSITOS
- Garantizar el logro de los
objetivos.
- Prever desviaciones en la
ejecución de planes y programas.
-Optimizar la utilización de
los recursos.
- Proponer y sugerir alternativas
administrativas.
- Establecer diagnósticos
continuos.
-Promover la creatividad e
innovación.
TIPOS
Y FORMAS
-De acuerdo a la oportunidad Previo/posterior
-De acuerdo a la cobertura Total /selectiva
- De acuerdo a la relación evaluador evaluado Interno/
externo
-De acuerdo al tiempo Permanente/intermitente
FASES
1.
Fijación de metas o estándares
2. Establecimiento de puntos significativos De verificación
3. Análisis de las
realizaciones Ciclo Del control
4. Acción correctiva
REQUISITOS
1.
Debe ser comparable
2. Debe ser oportuno
3. Debe ser frecuente Condiciones
4. Debe ser
independiente Control
5. Debe ser costo
compatible
ESTRATEGIAS
|
Supervisión
evaluación
evaluación
|
Archivo:
Conjunto de documentos debidamente
clasificados y ordenados que integran los datos históricos y la información
esencial de una organización Social. (público/privado).
Técnico
Auditoria:
Procedimiento técnico dirigido a evaluar la
marcha de un trabajo:
1. Externa (fiscal y contable).
2. Interna (administrativa, contable,
profesional).
TÉCNICAS
DE INFORMACION
1. informes
2. Observación
3. Datos
estadísticos
4. Control:
Cantidad, calidad, Tiempo inventarios
TIPOS
DE CONTROLES OPERACIONALES
Según las tareas dentro del área de operación o
producción y según sus características, existen algunos controles operacionales
que involucran mecanismos impersonales.
1.- Producción en línea de montaje.
2.- Cuadros de productividad
3.- Automatización del proceso de operaciones y ejecución
de tareas.
4.- Control de Calidad (C C)
1.
PRODUCCIÓN EN LÍNEA DE MONTAJE
Es en un mecanismo
impersonal ya que al especificar previamente las tareas, los métodos de su
ejecución y el tiempo, reduce las responsabilidades del jefe en la supervisión
de sus subordinados y aumenta su responsabilidad de ayudarlos y entrenarlos.
El subordinado es quien toma
la iniciativa de la mayor parte de las operaciones asignadas, casi suprimiendo
la necesidad de dar o recibir órdenes y con esto elimina algunas de las fuentes
de conflicto entre supervisor y subordinado, mejorando así sustancialmente las
relaciones entre ellos.
2.
CUADROS DE PRODUCTIVIDAD
3.
AUTOMATIZACIÓN
Las mismas funciones creadas
por la línea de montaje como la eficiencia de la coordinación y mantenimiento
del ritmo de producción sin necesidad de una supervisión rigurosa porque
durante las operaciones no hay asistencia de seres humanos .Por lo tanto no hay
las disfunciones típicas de la línea de montaje, como la falta de independencia
de acción y la poca satisfacción en el trabajo, debido a la súper
especialización. También se eliminaron muchos cargos, se modificaron totalmente
algunos y crearon unos nuevos, gracias a los esquemas automáticos, como el
computador, el robot industrial, etc., y otros avances tecnológicos.
4.
CONTROL DE CALIDAD
El control de calidad (CC)
compara el desempeño con el patrón establecido. Asegura que la calidad del
producto o servicio cumpla los patrones, osea la calidad, siento este de alta
calidad cuando cumple exactamente los patrones proyectados.
Para localizar desviaciones
o defectos, detectar errores o fallas del proceso productivo, se hace comparación,
y puede hacerse de tres maneras:
A.
CC 100%
Corresponde a la inspección
total de la calidad. Esto significa que la totalidad de los productos
elaborados debe compararse con el patrón para verificar si hay desviación o
variación. La inspección total o control 100% es imprescindible en determinados
tipos de producto, de alto valor
unitario, donde se necesita la garantía de calidad, o en las empresas que
adoptan un sistema de producción por encargo.
B.
CC P O R MUESTREO
Como el control total es muy
costoso, la alternativa es el control de calidad o CC por muestreo, es decir,
el CC por lotes de muestras que se toman aleatoriamente, o al azar, o
periódicamente, para ser inspeccionados. Este control de muestras sustituye con
algunas ventajas el control total, ya que no interfiere en el proceso
productivo ni requiere suspensiones de la producción. Si la muestra recibe
aprobación, entonces todo el lote, por extensión, será aprobado también. Si la
muestra es rechazada, entonces todo el lote deberá inspeccionarse. La muestra
debe ser una parte representativa del universo que se va a inspeccionar.
C.
CC ALEATORIO
Es el control probabilístico o inspección probabilística,
y consiste en inspeccionar solamente un cierto porcentaje de productos o
servicios que se toman de manera aleatoria.
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