Es innegable el beneficio
que han traído consigo los sistemas de contabilidad, pero al hablar de contabilidad por niveles de responsabilidad,
no enfoca a su estructura, si no ala
parte de costos, en general de cada área
o departamento de la contraloría.
Definamos contabilidad por niveles de
responsabilidad con el siguiente
termino, ya que definiciones hay varias pero la definición que le llega alos
puntos básico es “es el sistema diseñado
para acumular y presentar los costos de niveles
por individualidad y responsabilidad.
Y el resto de este capítulo
se dirigirá a un punto de vista de un sistema de contabilidad dirigido hacia
individuos en donde es prácticamente es
una técnica de “planeación y control”
Pero como todo sistemas u
programa tiene procesos o pasos a seguir es donde entonces lo administrativo ejerce una
base de control aunque sea su
sistema bien diseñado si esta área no
tiene buena conexión con las personas
que operan la parte operacional
simplemente no tendrá éxito ya que este sistema se basa en la responsabilidad pero de las personas ya que ellas son las incurren el costo y
deben de responsabilizarse de cada gasto y así sucesivamente para cada
área de la contraloría.
Desde el punto de vista antes de un diseño de un
sistema de contabilidad de debe de estudiar minuciosamente su estructura de la
organización
A que se refiere estructura
de la organización a que cada
departamento tiene cierta estructura de
responsabilidad para la toma de sus propias decisiones y el control de sus costos por la decisión
tomada.
Entonces cuando una
organización está dividida en segmentos
de diferentes responsabilidades se llama centros de responsabilidad
que tiene tres tipos de centros muy comunes en el
departamento de contabilidad centro de costos, centro de utilidades y el centro de inversión.
Pero a pesar de tener un buen sistema de contabilidad para la
estructura organizacional no fue muy
ventajosa, pero se pudieron corregir a tiempo antes de implementar el sistema
en la cual se dividen en cuatro, los cuatro niveles de responsabilidad que
empieza por departamento,planta,vicepresidente y presidente, en estos niveles
las responsabilidades se dividen por
cada área y sus costos es por nivel y área, de ahí por esos niveles de igual
forma se hacen las motivaciones, los incentivos , para cada nivel o departamento.
Digamos que este tema es
como un control operacional donde me dice que hacer y qué actividades a seguir
a un determinado tiempo, cantidad o calidad , para el buen funcionamiento del mismo
sistema o estructura
Cuando se dice por
responsabilidad de área se entiende o
bien por el cuidado y manejo de cada jefatura, departamento, área laboral o
sección del puesto en el cual uno como encargado debe de saber el buen manejo y sobre todo el buen
crecimiento o rendimiento del
departamento que se esta
manejando.
PASOS PARA LA IMPLEMETACIÓN
DEL SISTEMA
A.
Definir la estructura de la organización de
la empresa.
B.
Establecer en forma clara las responsabilidades
de cada puesto.
C.
Designar y codificar cada área de
responsabilidad.
D.
Elaborar el catálogo de cuentas, analizando
en forma detallada las cuentas y subcuentas de gastos aplicables a cada área de
responsabilidad.
E.
Realizar los cambios que sean necesarios en
los procedimientos contables actuales para que se codifiquen y contabilicen los
gastos por área de responsabilidad,
integrando a este sistema de contabilidad general por medio del rediseño de los
auxiliares.
F.
Gastos controlables y no controlables.
G.
Importancia de los presupuestos.
H.
Diseño de informes internos.
I.
Integración de los Estados contables.
Los
siguientes incisos
C. Designar
y codificar cada área de responsabilidad: Es la asignación de números para
catalogar e identificar de una manera fácil la documentación contable por área
de responsabilidad.
Mediante la aplicación de números que en un futuro puedan
aplicarse a más áreas y más clasificaciones, sin afectar el sistema inicial, ya
que pensando a futuro, ésta misma clasificación será más eficaz, ya que debe de
conectar entre si los diferentes niveles para crean un flujo de los documentos
fuentes de los niveles más bajos hacia los niveles jerárquicos más altos.
D. El catálogo de cuentas y subcuentas de gastos
aplicables a cada área de responsabilidad: constituye una norma de carácter
escrito que establece una guía para unificar los criterios, evita errores, y
cumple con el orden administrativo, legal y financiero para que los informes y
estados financieros arrojen información y el correcto análisis por área de
responsabilidad.
También
es necesario catalogar de la misma forma los gastos por área de responsabilidad
Nivel
|
Cuenta
|
Descripción
|
Referencia SAT
|
Naturaleza
|
1
|
601
|
Gastos generales
|
601 : Gastos generales
|
Cargo
|
2
|
601-01
|
Sueldos y salarios
|
601.01 : Sueldos y salarios
|
Cargo
|
2
|
601-02
|
Compensaciones
|
601.02 : Compensaciones
|
Cargo
|
2
|
601-03
|
Tiempos extras
|
601.03 : Tiempos extras
|
Cargo
|
2
|
602
|
Gastos de venta
|
602 : Gastos de venta
|
Cargo
|
2
|
602-01
|
Sueldos y salarios
|
602.01 : Sueldos y salarios
|
Cargo
|
2
|
602-02
|
Compensaciones
|
602.02 : Compensaciones
|
Cargo
|
2
|
602-03
|
Tiempos extras
|
602.03 : Tiempos extras
|
Cargo
|
1
|
603
|
Gastos de administración
|
603 : Gastos de administración
|
Cargo
|
2
|
603-01
|
Sueldos y salarios
|
603.01 : Sueldos y salarios
|
Cargo
|
2
|
603-02
|
Compensaciones
|
603.02 : Compensaciones
|
Cargo
|
2
|
603-03
|
Tiempos extras
|
603.03 : Tiempos extras
|
Cargo
|
E. Rediseñar
el sistema contable en empresas en marcha:
se refiere a los cambios que sean
necesarios en los procedimientos contables actuales para que se codifiquen y
contabilicen los gastos por área de
responsabilidad, integrando a este sistema de contabilidad general por medio
del rediseño de los auxiliares.
1.- Se debe elaborar el organigrama adecuado
al nuevo sistema contable, a los planes, objetivos y necesidades de la empresa.
2.-Se debe de elaborar el instructivo
funcional de autoridad y responsabilidad de todo el personal delimitando
claramente las funciones por áreas y niveles de autoridad de acuerdo con el
organigrama
3.-Se debe rediseñar los libros de
contabilidad, auxiliares y formas de registro y en general el control interno.
4.-Se debe elaborar el flujo de información e
informes de la empresa tomando en cuenta las necesidades de información de la gerencia y de las áreas de
oportunidad.
5.-Se debe codificar los libros contables,
registros, formas y comprobantes de
acuerdo con las áreas de responsabilidad establecidas.
1.- Diagrama Organizacional
4.-Diagrama
de flujo operación de servicios
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