Por Elías Adonaí Álvarez Ruiz, Laura Patricia Alcocer
Hernández, María del Rosario Gómez Rodríguez y
Paloma Carrillo Avítia.
La
organización de una empresa la podemos entender como un conjunto de personas y recursos reunidos con
un mismo fin en mente; y a través de laplanificación lógica de las actividades
a lo largo y ancho de ésta, se logra sumar los esfuerzos de cada área para
concretar el éxito organizacional. Pero
es importante entender que entre las metas definidas en las distintas gerencias
y sus departamentos debe de existir la congruencia lógica entre ellas para ser
funcionales y alcanzables para la organización.
Entonces,
para poder desarrollar la estructura de una organización habrá que decidir cómo
y en qué grado se agruparan las actividades que se realizarán, esto visto desde
tres enfoque que se muestran a continuación:
1.
Enfoque funcional: dondelas empresas se basan en sus
funciones principales de cada departamento, en donde el nivel operativo rinde
cuentas al nivel de producción.
2.
Enfoque del producto: las actividades y la coordinación se
basa en el producto o productos a los que se dedique la empresa.
3.
Enfoque geográfico: donde todos los productos,
funciones, operaciones y obligaciones gerenciales se agrupan de acuerdo al área
geográfica de la empresa,lo cual implica que se tiene que descentralizar o
delegar las responsabilidades, lo cual podría implicarventajas y desventajas.
Una de las
herramientas que ayuda a organizar las actividades y la rendición de cuentas en
las organizaciones son los organigramas.
Los cuales tienen el propósito de mostrar la estructura, los niveles
jerárquicos, los diversos tipos de funciones, las líneas de comunicación, de
autoridad y responsabilidad, dependiendo del tamaño y giro de la empresa.
Los informes de contabilidad por área de responsabilidad
se preparan según los niveles que indica el organigrama de las empresas.
|
Nivel en la
organización
|
Tipos de
Reportes
|
|
Director general o
Presidente
|
Ø Responsable
de todas las operaciones de los demás niveles y áreas, así como la suya.
Ø Coordinarlas
para alcanzar los objetivos de la empresa y resultados propuestos.
Ø Reportes Financieros
mensuales de la empresa, dando mayor énfasis a desviaciones de lo planeado.
|
|
Vicepresidente o Gerente Funcional
|
Ø Asumen la
responsabilidad de todas las actividades que encierra su área.
Ø Lograr los
objetivos divisionales.
Ø Reportes Financieros
mensuales de las tres plantas, como a nivel de ladivisión.
|
|
Jefes de departamento
|
Ø Se encargan
de cumplir con los objetivos departamentales y de su actividad coordinadora.
Ø Reportes
semanales o mensuales de los costos de producción, así comootra información
de carácter no Financiero.
|
|
Supervisores
|
Ø Sus
responsabilidades son que cada actividad específica operacional, sea
desarrollada con la mayor eficiencia posible.
Ø Reportes
diarios, semanales y mensuales de los costos en que se ha incurrido en este
departamento.
Ø Adicionalmente
otros reportes que noson financieros como: horas trabajadas,unidades
producidas, cantidad dematerial consumido, desperdicios, etcétera.
|
Como vemos, la
autoridad y la responsabilidad se delegan y se comparten respectivamente, del
primer al cuarto nivel de responsabilidad.La información que fluye por cada
nivel no debe tener el mismo grado de detalle; a medida que se baja de nivel en
la organización, el detalle de la información es mayor.
Entonces en cualquier
enfoque utilizado para definir la estructura organizacional, el control se
centralizará a nivel del vicepresidente, el cual recibirá toda la información
de la organización y rendirá informes completos al presidente contemplando
aspectos como los ingresos apropiados, costos, gastos, activos, salarios, e
información cuantitativa relacionada que se generó en la organización.
Una vez definido el
tipo de estructura organizacional de acuerdo a los enfoque anteriores, el
problema radicará en que tanto de descentralizarán la autoridad y la
responsabilidad y, esto, dependerá en gran medida de la capacidad de tengan las
personas para responsabilizarse de las decisiones a nivel operativo, de la
coordinación de las diversas operaciones y las consecuencias que dichas
decisiones tendrán en las demás unidades de la organización.
Algunas ventajas de
la descentralización son por ejemplo, que la alta gerencia tiene mayor tiempo
para la planeación a largo plazo, que al distribuirse las responsabilidades
entre más gerentes cada uno se enfoca en asuntos específicos siendo capaz de
dar soluciones oportunas con lo que se tiene mayor control, que los gerentes al tener elementos y control
sobre el desempeño de su unidad tienen mayor motivación para alcanzar sus
metas, que al estar focalizados pueden tener la iniciativa para disminuir los
costos internos y sobre todo que el
otorgar autoridad y responsabilidad funciona en la empresa como una
capacitación interna que permite desarrollar habilidades para ocupar puestos
más altos, en la organización.
En conclusión, cuando
mayor sea el grado de descentralización que se maneje en las organizaciones,
mayor coordinación tendrá que existir entre las distintas áreas de la
integran. Así pues, cada gerente será
responsable de los costos que genere y del desempeño de su área.
Bibliografía
No hay comentarios:
Publicar un comentario